Finanzen
- Bearbeitung von Lieferantenrechnungen
- Mahnwesen
- Zahlungsabgleich
- Spesenabrechnungen
Schlankere Abläufe mit praxisnaher KI · für KMU
Mehr Zeit für das, was Ihr Unternehmen voranbringt.
VEMORI automatisiert Ihre wiederkehrenden Verwaltungsaufgaben: Angebote, Rechnungen, Zahlungserinnerungen, Datenerfassung und Reporting. Ihre Tools bleiben, wie sie sind. Sie behalten die Kontrolle.
Typische ArbeitswocheIllustration
0Verwaltung
0Gewonnene Zeit
Montag
Dienstag
Mittwoch
Donnerstag
Freitag
VerwaltungsaufgabenVon VEMORI automatisiertWertschöpfende Zeit
Illustration: Pro automatisierter Aufgabe bleiben 10 Minuten menschliche Prüfung.
Die Zeit, die in wiederkehrende Verwaltungsarbeit fließt, bremst Ihre Reaktionsfähigkeit und taucht in keiner Kennzahl auf. Dieselben Daten immer wieder von Hand zu erfassen, macht Ihre Abläufe schwerfällig, führt zu Fehlern und zermürbt Ihr Team.
Unser Ansatz
Wir automatisieren das Wiederkehrende. Ihr Team konzentriert sich auf das Wesentliche.
VEMORI verbindet die Software, die Sie bereits nutzen (E-Mail, CRM, Buchhaltung, Dokumentenablage), damit Informationen fließen und wiederkehrende Aufgaben automatisch erledigt werden, unter Ihrer Kontrolle.
KI ist nicht das Produkt. Der Wert, den sie schafft, ist es.KI-gestützte Automatisierung, zugeschnitten auf den Mittelstand.
Demo
Eine Automatisierung, von A bis Z.
Drei typische Abläufe, von A bis Z erledigt, ausgelöst durch eine einfache E-Mail. Ihr Team prüft und entscheidet.
1. Auslöser
2. Automatische Verarbeitung
Beispielhafte Demo mit fiktiven Daten. Jede Automatisierung wird auf Ihre Software und Ihre Geschäftsregeln zugeschnitten.
Gibt es diesen Ablauf auch bei Ihnen?
Diesen Ablauf automatisierenEinsatzbereiche
Die Abläufe, die wir automatisieren.
Ein wiederkehrender, klar beschriebener Ablauf lässt sich in der Regel automatisieren, sofern Ihre Software es zulässt. Die Kurzanalyse klärt das. Hier die häufigsten.
Vertrieb
- Qualifizierung eingehender Anfragen
- Nachfassen offener Angebote
- Vom angenommenen Angebot zur Rechnung
- CRM-Pflege
Organisation
- Einsammeln von Belegen
- Dokumentenablage
- Onboarding neuer Kunden
- Versand von Protokollen
Steuerung
- Automatisiertes regelmäßiges Reporting
- Stets aktuelle Dashboards
- Warnungen bei Abweichungen
- Konsolidierung von Daten
Ihre Branche:
Weniger Verwaltung, mehr Entwurf.
Baubesprechungsprotokolle, Honorare nach Leistungsphasen, Unterlagen der Projektbeteiligten: VEMORI automatisiert die Verwaltung, die das Büro zwischen zwei Projekten bremst.
Zur Seite Architekturbüros →- BaubesprechungsprotokolleNach Ihrer Vorlage formatiert und an alle Projektbeteiligten verteilt.
- Honorare nach LeistungsphasenRechnung zum Abschluss jeder Phase vorbereitet, Erinnerungen eingeplant.
- Unterlagen der BeteiligtenAutomatische Anforderung fehlender Dokumente samt Erinnerungen, Ablage nach Projekt.
Weniger Nachfassen, mehr Zeit für die Beratung.
Unterlagen einsammeln, unvollständige Akten, Termine, Honorare: VEMORI automatisiert die Verwaltung, damit sich Ihre Kanzlei ganz ihren Mandanten widmen kann.
Zur Seite Kanzleien und freie Berufe →- Unterlagen einsammelnCheckliste an den Mandanten, automatische Erinnerungen, Ablage in der richtigen Akte.
- Unvollständige AktenHinweis, sobald eine Akte auf ein Dokument wartet, mit Liste der fehlenden Unterlagen.
- TermineBestätigungen und Erinnerungen werden automatisch versandt.
Weniger Doppelerfassung, mehr Zeit für die Produktion.
Aufträge, Lieferantenrechnungen, Produktionsreporting: VEMORI verbindet E-Mail, Tabellen und ERP, damit Informationen ohne Doppelerfassung fließen.
Zur Seite Industrieunternehmen →- KundenaufträgePer E-Mail eingegangene Aufträge werden ausgelesen und nach Prüfung ins ERP übernommen.
- LieferantenrechnungenAuslesen, Abgleich mit der Bestellung, Zahlung nach Freigabe.
- LieferantensteuerungWarnungen bei Lieferverzug und automatische Erinnerungen.
Aufträge bearbeitet, nicht abgetippt.
Aufträge per E-Mail, Sendungsverfolgung, Zahlungserinnerungen: VEMORI automatisiert den Vertriebs- und Verwaltungsfluss Ihres Unternehmens.
Zur Seite Großhandel und Vertrieb →- AuftragserfassungPer E-Mail eingegangene Aufträge gebündelt und nach Prüfung in Ihre Software übernommen.
- SendungsverfolgungAutomatische Kundeninformation bei jedem Schritt.
- ZahlungserinnerungenGeplante Erinnerungen, abgestimmt auf jeden Kunden.
Weniger Kundenverwaltung, mehr abrechenbare Zeit.
Onboarding neuer Kunden, wiederkehrende Rechnungen, Monatsreporting: VEMORI automatisiert die Verwaltung Ihres Kundenstamms.
Zur Seite Unternehmensdienstleister →- Kunden-OnboardingDokumente, Zugänge und Nachrichten gleich nach Vertragsabschluss versandt.
- Wiederkehrende RechnungenJeden Monat vorbereitet, nach Freigabe versandt, Erinnerungen inklusive.
- KundenreportingKonsolidierter Monatsbericht, versandfertig.
Wirtschaftlichkeit
Gewonnene Zeit hat einen Wert. Beziffern Sie ihn.
Geben Sie an, wie viele Stunden wiederkehrender Arbeit Ihr Unternehmen pro Woche automatisieren könnte.
pro Jahr für Ihr Team zurückgewonnen
Arbeitswochen à 40 Stunden
geschätzter Jahreswert
Annahmen: 46 Arbeitswochen pro Jahr; Stundenwert 35 € einschließlich Lohnnebenkosten und damit unter den durchschnittlichen Arbeitskosten je Stunde in Deutschland (45,70 € im Jahr 2025, Eurostat-Daten, zusammengestellt vom französischen Statistikamt Insee). Unverbindliche Schätzung, die in der Kurzanalyse bestätigt wird.
Und die Investition? Sie hängt davon ab, wie viele Programme angebunden werden, wie komplex Ihre Geschäftsregeln sind und wie kritisch der Ablauf ist. Sie erhalten sie nach der Kurzanalyse, um sie dem geschätzten Nutzen gegenüberzustellen.
Methode
Beobachten. Vereinfachen. Automatisieren. Messen.
Genau in dieser Reihenfolge. Wer vor dem Automatisieren vereinfacht, beschleunigt keinen Ablauf, den es gar nicht geben sollte.
01
Beobachten
Unverbindliche KurzanalyseAnalyse Ihrer Abläufe, Mengen und Software.
ErgebnisAutomatisierbare Aufgaben und geschätzter Nutzen
02
Vereinfachen
Unnötige Schritte streichen, Umfang und messbare Ziele festlegen.
ErgebnisKonkretes Angebot mit Preis
03
Automatisieren
Konzeption, Tests mit Ihrem Team, anschließend Inbetriebnahme.
ErgebnisLaufende Automatisierung
04
Messen
Die gewonnene Zeit wird gemessen und laufend mit Ihnen geteilt.
ErgebnisDashboard der gewonnenen Zeit
Vertrag
Unsere Zusagen.
Festpreis
Vor Vertragsschluss schriftlich vereinbart, für einen klar abgegrenzten Umfang.
Abnahme nach Zielen
Die Lieferung wird anhand der im Angebot festgehaltenen Ziele abgenommen.
6 Std.
Technischer Support
Jede Anfrage wird innerhalb von 6 Stunden aufgenommen. Wie lange die Lösung dauert, hängt vom Eingriff ab und wird Ihnen direkt bei der Aufnahme mitgeteilt.
Monatliche Wartung
Überwachung, Korrekturen und Anpassungen, wenn sich Ihre Software oder Ihre Regeln ändern.
Datenschutz
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO unterzeichnet. Entwicklung mit fiktiven Daten: Ihre echten Daten kommen erst bei der Inbetriebnahme ins Spiel.
Technische Transparenz
Verarbeitungsorte und eingesetzte Dienstleister werden vor Projektbeginn schriftlich festgehalten.
Was brauchen Sie von unserem Team?
Keine technischen Kenntnisse. Die Mitwirkung an der Kurzanalyse, die Freigabe des Angebots und anschließend die Tests vor der Inbetriebnahme. Umsetzung und Wartung übernimmt VEMORI.
Können wir mit einem einzigen Ablauf beginnen?
Ja. Mit dem Ablauf zu starten, der den deutlichsten Nutzen bringt, ist oft die sicherste Wahl. Weitere können folgen, sobald das erste Ergebnis gemessen ist.
Und wenn die Automatisierung einen Fehler macht?
Wie jedes KI-Werkzeug ist auch eine Automatisierung nie unfehlbar: Ihre Daten sollten immer geprüft werden. Eingebaute Kontrollen melden Auffälligkeiten (Dubletten, unstimmige Beträge, unleserliche Dokumente) an Ihr Team, das die Freigabe erteilt.
Ist unser Unternehmen groß genug?
Das Volumen zählt mehr als die Zahl der Mitarbeitenden. Eine Aufgabe, die mehrmals pro Woche anfällt, kann eine Automatisierung rechtfertigen, auch in einem Team von fünf Personen. Die Kurzanalyse prüft, ob sich die Investition lohnt.
Unverbindliche Kurzanalyse
Beginnen wir mit Ihren Abläufen.
Ein kostenloses Gespräch über Ihre Aufgaben und Ihre Software.
- Sie beschreiben Ihren Bedarf im Formular.
- Wir vereinbaren gemeinsam einen Termin für die Kurzanalyse.
- Sie erhalten die automatisierbaren Aufgaben und den geschätzten Nutzen, unabhängig davon, ob Sie mit uns weitermachen.
Anfrage gesendet.
Wir melden uns bei Ihnen, um einen Termin für die Kurzanalyse zu vereinbaren.
Ein letzter Schritt.
Ihr E-Mail-Programm öffnet sich mit der vorausgefüllten Anfrage: Sie müssen sie nur noch absenden. Falls sich nichts öffnet, schreiben Sie uns an contact@vemori.fr.